诊所管理架构不明确,事情扯皮怎么办?

来源:牙健网 时间:2023-09-28 13:49:33 责编:护牙顾问 人气:

诊所管理架构不明确,事情扯皮怎么办?

来自一位口腔行政管理者的困惑:

林先生,我一直被一个问题所困扰,随着诊所规模的扩大,行政类的事务会越来越多,之前可能只需要个别岗位兼任的工作没有办法很好的完成,反而经常扯皮,解决这样的问题,是否需要在组织架构方面做特定岗位(如行政经理)的设置?

我在进行组织架构的设计,对于行政类事务(基本上属于突发),如临时的接待,制作临时的易拉宝啊,订制工作服,病历设计印刷等等,很多时候无法确定谁去做?目前完全靠主动,如果没有人管门诊主任就压给我,但是我目前主要负责人力资源工作,内部培训,兼顾证照年检,社保医保,办公用品,行政采购类工作;工作量多了以后,很多事情无法做出质量与成绩,所以我考虑怎么在组织架构方面把这部分的工作明确到岗位。

扯皮的问题大大影响管理,尤其是这种灰色地带的任务,很难明确给谁去做,谁都轻易找到借口推掉,只有你不能找到借口向老板推掉,我做了这个十年了,深有体会。

解决方法有三:

1、成为一个强力能干的管理者,把人都管得服服帖帖。这需要你很强的逻辑与魄力去对待那些人。

2、聘请到和你文化相近,做事积极不怕吃亏的下属团队。但这可遇不可求,还要上级愿意花成本。因为表面看来足够人手,干嘛还请人。

3、如果前面两个都是废话,那我就给你分享我自己也用的,适合温和者的管理方法。

首先,温和的管理者就容易导致别人都把工作交给你,是很正常的,你就当大家对你的认同,只是过度了而已,并不是什么欺负你,坚信每种性格的人都有他特定的社会遭遇。如果我是你,这些灰色地带的事情,我就不会交给门诊主任,我会直接想好整个处理的流程,例如做宣传易拉宝,我会想好,怎么设计,设计什么内容,谁确定最终定稿,要多少,放哪里,要怎么布局,去哪里制作,啥时候可以完成等等。然后直接安排你想他去执行的那个人(例如门诊主任管辖下的一个行政小助手),必须地位比你低,安排的时候沟通好有什么困难,怎么处理,什么时候完成。安排任务时最好门诊主任也在场听着,然后反过来请求门诊主任帮你跟踪,然后秘密了解事情进度,发现问题就假装去问门诊主任进度如何!这样,对门诊主任来说,除非他不想这个事完成(那就要用其他方法,例如直接监督或说服),如果他只是不想干活的话,他会怕你整天跟踪而去督促部下做,因为做这个事不是他的工作,他能推,但监督下属工作就是他的事了,怎么好意思推,而且监督问一句下属事情如何发展对他来说不就一句话嘛。还有,记得每次跟主任沟通时都说一句“如果有任何问题,都叫某某某直接打电话给我就行了”。

看出来了吗,这就是无意之中给门诊主任和执行人发出了明确的任务,没问题就帮我跟进,有问题就提醒他找我,这就没有灰色地带了,你也可以很逻辑地跟进事情的进度。当然,如果您想找一个做完就能放下等结果的方法,不需要花心思监督。那请参考方法1、2。